คุณUnun ฟังที่เล่าไปเหมือนคุณเพ่ิงเร่ิมทำงานใหม่ๆ เหมือนไม่คุ้นกับรูปแบบการเขียนจดหมาย โดยเฉพาะถ้าคุณเป็นเลขานุการ เป็นผู้ช่วย หรือเป็นรองหัวหน้าหรือ ทำหน้าที่เก็บเอกสาร ซึ่ง หัวจดหมายจะระบุว่า ที่....(เขียนที่ไหนหรือจากไหน) วันที่.....บรรทัดต่อมา .....เร่ือง.....(บรรทัดต่อมา....เรียน......และบรรทัดต่อมาคือ (อ้างถึงจดหมายหรือเร่ืองอะไรที่คุยกันก่อนหน้านี้) ขึ้นย่อหน้าใหม่เป็นเน้ือหาของจดหมาย จะสั้นยาวก่ีบรรทัด จบแล้วลงท้ายอย่างเป็นทางการว่า ขอแสดงความนับถือ หรือ ด้วยความเคารพ หรือ...ฯลฯ บรรทัดต่อมาเป็นช่ือและตำแหน่งของเจ้าของจดหมาย คืออาจจะเป็นหัวหน้างานของคุณโดยตรง และหากหัวหน้าต้องการให้คุณรับรู้เร่ืองในจดหมาย หรือให้ส่งสำเนานี้ให้ใคร ก็จะใส่คำว่า cc: (หมายถึงสำเนาหรือกอฟปี้ ให้คนนั้น เช่นเขียน cc: อุนัน จะกี่คนกี่ช่ือหัวหน้าก็จะใส่รายช่ือลงไป ซึ่งหมายความ ให้คนคนนั้นรับรู้ ได้รับจดหมายด้วย หรือกรณีของคุณ หัวหน้าอาจต้องการให้รับรู้ ตามเร่ือง หรือเก็บเข้าแฟ้มไว้ เพ่ือไม่ให้ลืม ซึ่ง จากเน้ือหาในจดหมายเม่ือเราอ่านแล้ว จากสำเนานั้น เราก็จะรู้ว่า ตัวเองต้องคอยเตือน คอยตาม หรจดจำเรื่องเอาไว้ ต่อไปหัวหน้าถามจะได้ตอบได้ว่าเร่ืองที่ส่งจดหมายไป ไปถึงไหนแล้ว เม่ือเร่ิมทำงานใหม่ ๆ เราต้องถาม ต้องจดจำ ต้องพยายามเรียนรู้ ใส่ใจ ต้องใช้ไหวพริบ รู้ว่าหัวหน้าคาดหวังอะไร ต้องการให้เราทำอะไร คือตัวเราต้องรู้ว่าตัวเองที่เขาจ้างมาตำแหน่งนี้มีหน้าที่จะต้องทำอะไรบ้าง โดยปกติเข้าทำงานใหม่ หัวหน้าหรือคนเก่าก็จะบอกว่าบริษัทคาดหวังอะไรจากเราบ้าง และรายละเอียดก็จะค่อย ๆ ถูกบอกมาหรือเราต้องรู้ด้วยตัวเราเองบ้างว่าเขาต้องการให้ทำอะไร ไม่รู้ก็ถามเขาได้เลย ไม่ต้องท้อนะขยัน อดทนและตั้งใจทำงานให้ดีที่สุดนานไปก็คุ้นเคยเองนะ ลองไตร่ตรองดู